Protokoll fra
styremøte i Sikringsordningen
23.06.2008
Tilstede:
Roy Halvorsen (styrets leder)
Per Kristian Sundnes (styrets nestleder)
Christer Drevsjø
Svein Glomnes
Jan-Helge Gulbrandsen
Bjørn Myhre
Kai Tangen
Biørn Bogstad (observatør)
Forfall:
Dag Bjørnar Jonsrud
Anne Lorentzen
Ragnar Hodne (observatør)
Protokollfører: Anne Karin Andreassen
Dato: 30.06.08
Dagsorden
Sak 08/08 Godkjenning av innkalling og dagsorden, samt undertegning av protokoll fra styremøtet 16.05.08
Sak 09/08 Status, godkjenning av Sikringsordningens vedtekter
Sak 10/08 Registrere foreningen Sikringsordningen i Enhetsregisteret i Brønnøysund
Sak 11/08 Velge sekretariat og administrativ leder
Sak 12/08 Mandat for advokatutredning (jf sak 04/08 av 16.05.08)
Sak 13/08 Velge bankforbindelse
Sak 14/08 Overføre Sikringsordningens midler fra Statens Pensjonskasse til Sikringsordningen og velge strategi for plassering av Sikringsordningens midler, inklusiv vedtak om etablering av aktuelle kundeforhold
Sak 15/08 Vurdere videreføring av saksbehandlingskontrollavtalen med Ernst & Young
Sak 16/08 Valg av inkassoselskap til å forestå inndriving
Sak 17/08 Regnskap for Sikringsordningen for årene 2004, 2005, 2006, 2007 og første halvår 2008 (ved Statens Pensjonskasse)
Sak 18/08 Status fra interimssekretariatet vedrørende mottatte og behandlede krav m.v.
Sak 19/08 Valg av statsautorisert revisor
Sak 20/08 Valg av regnskapsfører
Sak 21/08 Utkast til logo
Sak 22/08 Brev fra KLP av 11.06.08 vedrørende avviklingstilskudd
Sak 23/08 Eventuelt
– Brev til RU om neste års tilskuddsats til Sikringsordningen
– Behov for styremøte 30.06.08?
Sak 08/08 Godkjenning av innkalling og dagsorden, samt undertegning av protokoll fra styremøtet 16.05.08
Vedtak:
«Innkalling og dagsorden ble godkjent. Protokoll fra styremøte 16.05.08 ble underskrevet av de aktuelle styremedlemmer til stede».
Sak 09/08 Status, godkjenning av Sikringsordningens vedtekter
Vedtak:
«Styret tok saken til etterretning».
Sak 10/08 Registrere foreningen Sikringsordningen i Enhetsregisteret i Brønnøysund
Vedtak:
«Så snart Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har godkjent Sikringsordningens vedtekter sørger sekretariatet for registrering i Enhetsregistret i Brønnøysund».
Sak 11/08 Velge sekretariat og administrativ leder
Leder av interimssekretariatet fratrådte under behandling av saken.
Tariffpartene i kommunal sektor, med tilslutning fra Spekter, har gitt uttrykk for at de ønsker at Pensjonskontoret, som en del av sin daglige drift, også skal ivareta sekretariatsfunksjonen for Sikringsordningen. Tariffpartene har videre gitt uttrykk for at Pensjonskontoret ikke fakturerer Sikringsordningen for arbeidet med daglig ledelse og sekretariatsdrift av Sikringsordningen. Dette ligger til grunn for vedtaket.
Vedtak:
«Pensjonskontoret velges som sekretariat for Sikringsordningen. Pensjonskontorets daglige leder Anne Karin Andreassen utnevnes som daglig leder for Sikringsordningen. Gjeldende instruks for interimssekretariatet videreføres inntil videre.»
Sak 12/08 Mandat for advokatutredning (jf sak 04/08 av 16.05.08)
Vedtak:
«Styret for Sikringsordningen gir advokat Sven Iver Steen, ARNTZEN de BESCHE oppdrag i henhold til utredningsmandatet, som vedlegges protokollen.»
Sak 13/08 Velge bankforbindelse
Vedtak:
«Sekretariatet får fullmakt til å velge den bank som har den høyeste innskuddsrenten gitt at banken har meget god kredittrating, og ellers oppfyller kravene til dobbeltsignatur.
Så snart FAD godkjenner vedtektene etablerer sekretariatet spare- og driftskonto(er) som Sikringsordningens midler kan overføres til.
Sekretariatet påser at bankkontoen gjennomgående har en saldo på minimum 3 mill kr.
Sekretariatet får utarbeidet en juridisk betenkning om selskaper konsern, der
Sikringsordningens styremedlemmer og/eller varamedlemmer er ansatt, bør
ekskluderes i tilbudsinnhentingen av bank- og kapitalforvaltningstjenester».
Sak 14/08 Overføre Sikringsordningens midler fra Statens Pensjonskasse til Sikringsordningen og velge strategi for plassering av Sikringsordningens midler, inklusiv vedtak om etablering av aktuelle kundeforhold
Vedtak:
«Så snart Sikringsordningens vedtekter er godkjent av FAD avklarer styreleder og sekretariatsleder med Statens Pensjonskasse en hensiktsmessig overføring av midlene.
Sikringsordningens midler plasseres i bank, ref. sak 13/08, inntil styret har vedtatt en langsiktig plasseringsstrategi.
Sekretariatet tar hensyn til konklusjonene i den juridiske vurderingen, ref. sak 13/08, når det
gjelder hvilke selskaper tilbud innhentes fra».
Sak 15/08 Vurdere videreføring av saksbehandlingskontrollavtalen med Ernst & Young
Vedtak:
«Så snart Sikringsordningens vedtekter er godkjent gis sekretariatsleder fullmakt til å inngå forlengelse av avtale om kontrollhandlinger med Ernst & Young inntil 01.07.09».
Sak 16/08 Valg av inkassoselskap til å forestå inndriving
Styret har i sin vurdering av de innkomne tilbud fra Conecto, Kredinor og Lindorff lagt vekt på kvaliteter som fleksibilitet, korte beslutningsveier og størst mulig myndighet hos kundekontakt.
Vedtak:
«Conecto velges til å bistå Sikringsordningen med de ønskede inkassotjenester. Sekretariatsleder får fullmakt til å inngå samarbeidsavtale med selskapet for 1 år fra FAD godkjenner Sikringsordningens vedtekter».
Sak 17/08 Regnskap for Sikringsordningen for årene 2004, 2005, 2006, 2007 og første halvår 2008 (ved Statens Pensjonskasse)
Vedtak:
«Styret tar regnskap fra Statens Pensjonskasse (SPK) for årene 2005-2007 til orientering, og ber SPK om å utarbeide regnskap for første halvår 2008.
Styret ber daglig leder, sammen med Statens Pensjonskasse, sørge for nødvendig regnskaps-dokumentasjon for interimsperioden».
Sak 18/08 Status fra interimssekretariatet vedrørende mottatte og behandlede krav m.v.
Vedtak:
«Styret tar redegjørelsen fra sekretariatsleder til orientering.
Styret ber aktuarene i livselskapene vurdere om forutsetningene for beregning av avviklingstilskudd sikrer Sikringsordningen tilstrekkelig midler når ordningen overtar ansvaret for regulering av pensjonsrettighetene mv. KLPs aktuar bes tas initiativ til at arbeidet igangsettes. Det er ønskelig at vurderingen med evt. forslag til nye forutsetninger foreligger innen utgangen av august 2008.»
Sak 19/08 Valg av statsautorisert revisor
Styret har i sin vurdering lagt vekt på at valgte revisjonsselskap anser Sikringsordningen som en prioritert kunde, og viser til stor fleksibilitet og bredt kompetanseområde. Referanse er Pensjonskontoret, som har benyttet Johannes Asland som revisor siden oppstart av foreningen i 2004.
Vedtak:
«Styret velger statsautorisert revisor Johannes Asland, Signare Audit & Advisory AS, som revisor for Sikringsordningen, og gir Sekretariatet fullmakt til å inngå avtale med selskapet ut i fra de rammer som er gitt i mottatte tilbud. Avtalen trer i kraft så snart FAD har godkjent Sikringsordningens vedtekter».
Sak 20/08 Valg av regnskapsfører
Nestleder fratrådte under behandling av saken.
Styret ser den praktiske verdi i å velge en regnskapsfører som er nært lokalisert til Sikringsordningens sekretariat, og har bygd opp en struktur og kundebetjening tilpasset foreningens virksomhet. Referanse er Pensjonskontoret, som har benyttet nevnte avdeling siden oppstart av foreningen i 2004″.
Vedtak:
«Styret velger KS’ regnskapsavdeling som regnskapsfører for Sikringsordningen og gir sekretariatet fullmakt til å inngå avtale ut i fra de rammer som er gitt i mottatte tilbud. Avtalen trer i kraft så snart FAD har godkjent Sikringsordningens vedtekter».
Sak 21/08 Utkast til logo
Vedtak:
«Styret gir sekretariatet i oppdrag å sørge for sluttføring logoutforming på basis av valgte alternativ fra CHB Design.».
Sak 22/08 Brev fra KLP av 11.06.08 vedrørende avviklingstilskudd
Vedtak:
«Styret utsetter saken til FAD godkjenner Sikringsordningens vedtekter».
Sak 23/08 Eventuelt t.o.
– Brev til RU om neste års tilskuddsats til Sikringsordningen
– Brev fra SPK av 29.05.08 til Rådgivende Utvalg om forslag til endringer i Overføringsavtalen
– Sekretariatsleder og styreleder tar innen fredag 27. juni kl 12 stilling til om styremøtet 30. juni skal avholdes: Sakslista 30. juni:
– Status godkjenning av vedtekter
– Aktuelle policy-avgjørelser knyttet til saker styret allerede er gjort kjent med
– Styrets vurderinger av forslag til endringer i Overføringsavtalen
Vedtak:
«Styret gir en generell fullmakt til sekretariatet om å kunne innhente juridiske betenkninger på inntil kr 25.000 pr betenkning, når det anses nødvendig med en ekstern juridisk betenkning for å belyse en sak som skal behandles av styret.
Styret ber sekretariatet utrede spørsmålet om styreansvarsforsikring.
Ekstra styremøte berammet til 20.08.08 13-15».
Gjenstående styremøter i 2008:
Mandag 30.06.08 Kl 13 – 15 Kommunens Hus, «Agder»
Onsdag 20.08.08 Kl 13 – 15 Kommunens Hus, «Hamar»
Mandag 08.09.08 Kl 10 – 13 Kommunens Hus, «Agder»
Torsdag 20.11.08 Kl 10 – 13 Avklares nærmere
Sikringsordningens styre:
Roy Halvorsen ( styrets leder)
Per Kristian Sundnes (styrets nestleder)
Christer Drevsjø
Svein Glomnes
Jan-Helge Gulbrandsen
Bjørn Myhre
Kai Tangen
Biørn Bogstad (observatør)